Employee Candidate Data Handling (German)

PIERIS PHARMACEUTICALS

BEWERBER- UND MITARBEITERRICHTLINIE FÜR DIE NUTZUNG UND VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN - DEUTSCHLAND

1. Kontaktdaten

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Pieris Pharmaceuticals GmbH ("wir"/"uns"/"unser/e") erhoben. Sie können uns unter humanresources@pieris.com kontaktieren. Wenn Sie bezüglich der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten oder dieser Bewerber- und Mitarbeitermitteilung Fragen oder Beschwerden haben, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt kontaktieren: DHerdes@intersoft-consulting.de.

Unsere Kontaktdaten lauten wie folgt:

Pieris Pharmaceuticals GmbH,
Lise Meitner Straße 30,
85354 Freising, Deutschland.

2. Erhobene personenbezogene Angaben

Wir können während des Einstellungsverfahrens und Ihrer Beschäftigung die folgenden Informationen über Sie erheben.

2.1 Einstellungsverfahren

  • In Ihrem Lebenslauf, Bewerbungsformular, Anschreiben und während Bewerbungsgesprächen bereitgestellte Informationen: zum Beispiel Ihr Name, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Wohnadresse, persönliche E-Mail-Adresse, Ausbildung, Qualifikation und Arbeitserfahrung und Referenzen.
  • Von uns während des Einstellungsverfahrens erhobene oder erstellte Informationen: einschließlich Notizen zu Gesprächen und Korrespondenz zwischen uns.
  • Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen: wir führen im Rahmen unseres Einstellungsverfahrens Hintergrundprüfungen durch.
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Informationen zu Behinderungen und zur körperlichen oder seelischen Gesundheit (falls diese vom Bewerber bereitgestellt werden, zum Beispiel für die Suche nach einer Unterkunft) und Aufzeichnungen zu Einwanderungsangelegenheiten und zur Einbürgerung (wenn hierbei Informationen in Bezug auf die rassische oder ethnische Herkunft offengelegt werden).

2.2 Beschäftigung

2.2.1 Informationen über Sie

  • Persönliche Kennungen: wie zum Beispiel Titel, Name, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Wohnadresse, persönliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Führerscheinnummer, Reisepassnummer, Vielfliegernummer und, falls anwendbar, nationale Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Steueridentifikationsnummer.
  • Lebenslauf, der Informationen über Ihre Bildung und Ausbildung wie Qualifikationen, akademische Zeugnisse, Schulen, Ausbildungszeugnisse, Fachkompetenz umfasst.
  • Persönliche Aufzeichnungen, die Angebotsschreiben, Empfehlungen, Bestätigungen von Richtlinien, Beschäftigungsverträge, Beförderungs- und Versetzungsaufzeichnungen, Mitarbeiterlizenzen und -zertifizierungen, Kündigungs- und Rücktrittschreiben, Notizen zu Entlassungsgesprächen und Aufhebungsvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und -prüfungen, Urlaubsanträge und Abwesenheitsaufzeichnungen, Disziplinar- und Beschwerde- und Schulungsaufzeichnungen und Berufsmitgliedschaften umfassen.
  • Im Rahmen des Einstellungsverfahrens bereitgestellte Informationen (siehe Abschnitt 2.1 oben).
  • Angaben zur Beschäftigung: wie Beschäftigungsstatus, Stellenbezeichnung(en) und -beschreibung, Mitarbeiter-ID, Mitarbeiterart und ob Vollzeit oder Teilzeit, Arbeitsort, Datum der Einstellung/Arbeitsaufnahme, Kündigungsdatum, persönliches Foto und Angaben zur Organisation wie Firmenname, dienstliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Intranet-Nutzer-Login, Angaben zur Abteilung und zu Vorgesetzten.
  • Finanzinformationen: wie Gehalts- und Vergütungshistorie, Zuschüsse (einschließlich Anmeldungs- und Bewerbungsformulare, Berichte zu entstandenen Anrechten und Ansprüchen und Dienstjahren, Dokumentation, mit welcher die Anmeldung und Teilnahme an Förderungsprogrammen zusammengefasst wird, allgemeine Mitarbeitermitteilungen in Bezug auf Zuschüsse), Aktienbesitz, Gehalt, Reisekosten, Zahlungsscheckinformationen, Bankkontoinformationen, Bonusziele, Renteninformationen und Nutzung von Kreditkarten.
  • Aufzeichnungen, die durch und in Bezug auf Untersuchungen zu behauptetem Fehlverhalten oder für die allgemeine Sammlung von Fakten oder sonstigen Informationen erstellt werden.
  • Sonstige Informationen: wie Fotos oder Einwanderungsinformationen im Zusammenhang mit Visen für Arbeitsimmigranten.
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten: einschließlich religiöser Überzeugungen (zu Steuerzwecken), Informationen zu Behinderungen und zur körperlichen oder seelischen Gesundheit (für die Anpassung von Arbeitsplätzen, aus Sicherheits- oder sonstigen gesetzlichen Gründen), und Einwanderungs-/Einbürgerungsaufzeichnungen (wenn hierbei Informationen in Bezug auf die rassische oder ethnische Herkunft offengelegt werden).

2.2.2 Informationen in Bezug auf Ihre Familie

  • Notfallkontaktperson(en) und deren Kontaktdaten.
  • Familienstand, Anzahl und Identität von Familienangehörigen und Ehepartnern (falls vorhanden), wenn dies zu Zwecken von Zuschüssen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
  • Informationen zu Begünstigten, einschließlich des Namens und Geburtsdatums, in Bezug auf Krankenversicherungsleistungen und sonstige Zuschüsse für Mitarbeiter und deren Familien.

2.2.3 Informationen in Bezug auf Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme

  • Aufzeichnungen Ihrer Nutzung unserer IT-Systeme, einschließlich E-Mails, Internetsystemen, Computern, Laptops (auch per Remote-Zugriff), Telefonsystemen und mobiler Geräte.
  • Material von Überwachungskameras und andere Informationen, die auf elektronischem Weg erhalten wurden, wie Aufzeichnungen von Kartenlesegeräten.

3. So nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten

3.1 Einstellungsverfahren

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten, um das Einstellungsverfahren durchzuführen, um Ihre Eignung für eine Funktion zu beurteilen und diesbezüglich eine Entscheidung zu treffen, um mit Ihnen zu kommunizieren und um Referenzen zu prüfen. Wir verwenden Ihre Informationen außerdem, um gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen.

3.2 Beschäftigung

Wir verarbeiten diese Informationen zu den folgenden Zwecken:

  • Wir verwenden Informationen über Abwesenheiten, u. a. durch Krankheit oder familiäre Umstände, um Gesetze zum Arbeitsrecht, zur Sozialversicherung, zum Sozialschutz und sonstige Gesetze einzuhalten und um Krankenzeiten und Abwesenheiten im Rahmen von in Anspruch genommenen Elternzeiten aufzuzeichnen.
  • Wir nutzen Informationen über Ihre körperliche oder seelische Gesundheit, Ihren Zustand oder Status der Behinderung, um Ihre Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten und um Ihre Arbeitstauglichkeit in gesundheitlicher Hinsicht zu beurteilen, unter Einhaltung angemessener Vertraulichkeitsregelungen, und um geeignete Anpassungen an Arbeitsplätzen vorzunehmen, Arbeitsunfälle zu melden, Krankenzeiten zu verfolgen und zu verwalten und um Zuschüsse zu verwalten.
  • Wir verwenden Informationen in Bezug auf Ihre rassische und ethnische Herkunft und Informationen in Bezug auf Ihre Gesundheit, Behinderungen und Religion, um eine Überwachung und aussagekräftige Berichterstattung zur Chancengleichheit (falls relevant) sicherzustellen, und um Sie als Mitarbeiter einzugliedern und um Ihren Arbeitsvertrag zu verwalten.

4. Datenquellen

Diese Informationen werden entweder (a) von Ihnen bereitgestellt; (b) im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens und Ihrer Beschäftigung von Dritten eingeholt, unter Ausschluss aller privaten sozialen Mediennetzwerke oder -konten oder Informationsquellen, die keine geschäftliche Relevanz aufweisen;, oder (c) im Rahmen des Einstellungsverfahrens oder der Beschäftigung von uns erstellt.

5. Rechtsgrundlage, auf welcher wir Ihre Informationen nutzen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß der Beschreibung in dieser Mitteilung:

  • wenn Sie uns ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
  • wenn die Verarbeitung für die Zwecke der Erfüllung der Verpflichtungen und Wahrnehmung der konkreten Rechte des Verantwortlichen oder der betroffenen Personen im Bereich Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist, sofern diese Vereinbarung gemäß Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten oder einer Kollektivvereinbarung gemäß dem Recht der Mitgliedsstaaten, das geeignete Garantien für den Schutz der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person vorsieht (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO), zulässig ist;
  • wenn die Verarbeitung gemäß nationalen Gesetzen zulässig ist, insbesondere gemäß Artikel 88 der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679;
  • für unsere berechtigten Interessen wie zum Beispiel: (a) Sicherstellung der effektiven Abwicklung und Verwaltung des Einstellungsverfahrens; (b) Sicherstellung, dass wir eine geeignete Person für eine Rolle einstellen; (c) Umgang mit Streitigkeiten und Unfällen und Inanspruchnahme rechtlicher oder sonstiger professioneller Beratung; (d) Verbesserung unseres Einstellungsverfahrens; und (e) Einschätzung Ihrer Arbeitsfähigkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
  • um eine rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung einzuhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); und
  • um mit Ihnen einen Arbeitsvertrag abzuschließen, wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
  • wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO);
  • wenn ein wichtiges öffentliches Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO);
  • wenn dies erforderlich ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO).

6. Informationen, die wir weitergeben

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an folgende Unternehmen, Organisationen und Personen innerhalb und außerhalb unseres Konzerns weiter:

  • an andere Mitarbeiter und Unternehmen innerhalb unseres Konzerns, insbesondere in den Vereinigten Staaten, wo unsere Muttergesellschaft ansässig ist, und in anderen Ländern, in denen wir oder eines unserer Konzernunternehmen Niederlassungen unterhält, für administrative, Management- und Buchhaltungszwecke und im Rahmen unserer regelmäßigen Meldeaktivitäten zur Unternehmensleistung, im Zusammenhang mit Neuordnungen unserer Geschäfte oder Umstrukturierungen unseres Konzerns, für Systemwartungssupport und Datenhosting;
  • unter der Voraussetzung, dass wir geeignete Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen stets sicher aufbewahrt werden:
    • an Lieferanten, Verkäufer und Auftragnehmer, die für uns für die oben aufgeführten Zwecke, basierend auf unseren Anweisungen, Dienstleistungen erbringen und Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, einschließlich der Verarbeitung in unserem Auftrag wie zum Beispiel (a) Dienstleister, die Prüfungen vor der Einstellung vornehmen, (b) Dienstleister für Gehaltsabrechnungen, (c) Rententräger, (c) Anbieter von Mitarbeiterzuschüssen (zum Beispiel Anbieter von Mietfahrzeugen), (d) IT-Administratoren, (e) medizinische Dienstleister (zum Beispiel im Bereich Arbeitsgesundheit), (f) Versicherungsdienstleister, (g) Anbieter von Schulungen, (h) Wirtschaftsprüfer, (i) Gebäudesicherheitsdienstleister, (j) Berater und sonstige professionelle Ratgeber;
    • an künftige und potenzielle Arbeitgeber, sofern dies gesetzlich zulässig ist;
    • an zuständige Behörden (z. B. Steuerbehörden, Einwanderungsbehörden), Gerichte und auf sonstige gesetzlich erforderliche Weise;
  • an Unternehmen, Organisationen oder Personen außerhalb unserer Konzerngesellschaften, wenn wir nach Treu und Glauben der Ansicht sind, dass die Offenlegung der Informationen erforderlich ist, um:
    • geltende Gesetze, Vorschriften, Rechtsprozesse oder durchsetzbare behördliche oder regulatorische Anfragen zu erfüllen, zum Beispiel gegenüber Behörden/öffentlichen Stellen (zu Steuerzwecken und für Sozialversicherungsangelegenheiten);
    • Ihren Arbeitsvertrag mit uns durchzusetzen, einschließlich der Untersuchung potenzieller Verstöße;
    • betrügerische Aktivitäten, Sicherheits- oder technische Probleme aufzudecken, zu verhindern oder auf sonstige Weise anzugehen;
    • potenziellen Erwerbern oder Käufern Informationen in Bezug auf die Veräußerung von unseren Geschäften oder Vermögenswerten oder jenen unserer Konzernunternehmen zur Verfügung zu stellen;
    • anderen Konzernunternehmen Ihre Informationen im Rahmen einer Umstrukturierung der Geschäfte zu übermitteln; oder
    • uns oder unsere Konzernunternehmen, unsere Mitarbeiter, Auftragnehmer, Kunden oder die Öffentlichkeit gegen die Verletzung von Rechten, Eigentumsschäden oder Beeinträchtigung der Sicherheit zu schützen, sofern dies gesetzlich erforderlich oder zulässig ist.

7. Wie wir besondere Kategorien personenbezogene Informationen verwenden

Wir verarbeiten die folgenden besonderen Kategorien personenbezogener Daten:

  • wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben;
  • um zu prüfen, ob wir während des Einstellungsverfahrens geeignete Anpassungen vornehmen müssen und um Ihre Arbeitsfähigkeit sicherzustellen;
  • für die Überwachung der Gleichstellungspolitik;
  • wenn dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • um rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtungen einzuhalten;
  • in Ausnahmefällen, wenn dies für lebenswichtige Interessen in Bezug auf Sie oder eine andere Person erforderlich ist (zum Beispiel, um das ernsthafte Risiko von Schäden für Sie oder andere abzuwenden) und wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre Einwilligung zu erteilen;
  • wenn Sie die relevanten personenbezogenen Daten bereits veröffentlicht haben.

8. Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen

Im Rahmen des Einstellungsverfahrens können wir Sie nach Informationen in Bezug auf gewisse strafrechtliche Verurteilungen fragen und/oder Hintergrundprüfungen zu strafrechtlichen Verurteilungen vornehmen, wenn dies in Bezug auf die Art der Position relevant ist, für die Sie sich bewerben, und nur, wenn dies gemäß den jeweils geltenden Gesetzen zulässig ist. Wir verwenden diese Informationen und diese Prüfungen, (1) um Ihre Eignung für eine regulierte Funktion zu beurteilen; (2) um Ihre Interessen, unsere Interessen und die Interessen Dritter zu schützen; (3) da dies in Bezug auf Rechtsansprüche erforderlich ist. Wir sind berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise zu nutzen, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben oder wenn dies erforderlich ist, um unsere sich aus der Beschäftigung ergebenden Rechte und Verpflichtungen zu erfüllen.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Entscheidungen über Sie mittels automatisierter Abläufe sind nicht vorgesehen. Wir benachrichtigen Sie jedoch schriftlich, wenn sich diese Annahme ändert.

10. Speicherung Ihrer Informationen

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Einstellungsverfahrens, Ihrer Beschäftigung und für die Dauer etwaiger geltender Verjährungsfristen für Ansprüche auf, die später gegen uns geltend gemacht werden können. Wenn Sie sich erfolgreich auf eine Position bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten für den weiteren Zeitraum Ihrer Beschäftigung und für die Dauer etwaiger geltender Verjährungsfristen für Ansprüche aufbewahrt, die später gegen uns geltende gemacht werden können (z. B. 3 Jahre in Deutschland). Außerdem existieren bestimmte Arten von Informationen, zum Beispiel Steuerunterlagen, die gemäß geltendem Recht für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen (z. B. 6 bis 10 Jahre in Deutschland).

11. Sicherung Ihrer Informationen

Wir befolgen strenge Sicherheitsverfahren bezüglich der Speicherung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und der zugriffsberechtigten Personen, um unbefugte Personen an einem Zugriff zu hindern.

12. Wo Ihre Informationen aufbewahrt werden

Wir können die über Sie erhobenen personenbezogenen Informationen in die Vereinigten Staaten oder andere Länder außerhalb der EU übermitteln, um das Einstellungsverfahren und Ihr Beschäftigungsverhältnis zu verwalten; dabei haben wir geeignete Garantien sicherzustellen.

Die Länder, an die wir Ihre Daten übermitteln, müssen kein adäquates Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bieten.

Um jedoch sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten adäquat geschützt werden, haben wir die folgenden geeigneten Maßnahmen eingeführt, damit gewährleistet wird, dass Ihre personenbezogenen Daten durch diese Dritten gemäß und entsprechend der Datenschutzgesetze der EU und Großbritanniens behandelt werden: Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden und gemäß Artikel 46 der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 anwendbar sind.

Wenn Sie Kopien solcher Garantien erhalten möchten, können Sie diese über die obenstehenden Kontaktdaten bei uns anfordern.

13. Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte im Zusammenhang mit Ihren Daten: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung, Übertragung und das Recht auf Widerruf der Einwilligung und auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

  • Auskunft: Sie haben das Recht, uns zu fragen, ob wir Ihre Daten verarbeiten und, falls ja, können Sie eine Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen (auch bekannt als das "Auskunftsrechte der betroffenen Person"). Sie können eine Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten erhalten und kontrollieren, dass wir die Daten auf gesetzlicher Grundlage verarbeiten.
  • Berichtigung: Sie haben das Recht, eine Berichtigung von unvollständigen oder unrichtigen personenbezogenen Daten, die wir in Bezug auf Sie besitzen, zu verlangen.
  • Löschung: Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, uns zur Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten aufzufordern. Außerdem bestehen gewisse Ausnahmen, in denen wir einen Löschantrag abweisen können, zum Beispiel, wenn die personenbezogenen Daten für die Einhaltung von Gesetzen oder im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich sind.
  • Einschränkung: Sie sind berechtigt, die Einstellung der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen zu verlangen, z. B. zur Prüfung der Richtigkeit der Daten oder des Grunds für die Verarbeitung.
  • Übertragung: Sie können die Übertragung bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen auf einen Dritten verlangen.
  • Widerspruch: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (oder des berechtigten Interesses Dritter) verarbeiten, können Sie der Verarbeitung auf dieser Grundlage widersprechen. Wir sind jedoch gegebenenfalls gesetzlich verpflichtet, die Verarbeitung Ihrer Informationen basierend auf unseren berechtigten Interessen oder Verpflichtungen dennoch fortzusetzen. In diesem Falle informieren wir Sie über diese Situation.

Wenn Sie oben aufgeführte Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte schriftlich unter humanresources@pieris.com und bitten Sie um weitere Informationen.

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedsstaat der Europäischen Union, in dem Sie für gewöhnlich wohnhaft sind, in dem Sie arbeiten oder wo sich eine behauptete Verletzung von Datenschutzgesetzen ereignet hat.

14. Recht auf Widerruf der Einwilligung

In den Fällen, in denen Sie in die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck eingewilligt haben, können Sie Ihre Einwilligung für diesen bestimmten Zweck jederzeit widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, wenden Sie sich bitte an humanresources@pieris.com.

15. Änderungen dieser Mitteilung

Diese Mitteilung wird von Zeit zu Zeit abgeändert.

Nehmen wir wichtige Änderungen an dieser Mitteilung vor (zum Beispiel bezüglich der von uns erhobenen Daten, wie oder warum wir diese nutzen), so erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung von uns.